現代では、IT企業でなくてもITツールを使うのはもはや当たり前。

Google、Slack、Chatwork、Kintoneなど。

自分のはもちろん、社員にも会社用アカウントやアクセス権限を与えることもあるでしょう。

ただ、社員が退職した後でもアクセスできてしまうというケースが意外に多いです。

これでは、会社の情報をいくらでも抜き取られてしまいます。

社員が退職したら

• すぐにアカウント削除しない

• パスワードやアクセス権の変更

• 支給品の回収

• 抜け道の遮断

• 関係者への周知

✅ すぐにアカウント削除しない

以下の理由から、社員の退職後にすぐアカウントを削除しないことをおすすめします。ただ、パスワードやアクセス権の変更はすぐに行いましょう。

✅ パスワードやアクセス権の変更

これを変更しないと、退職した元社員はいくらでもアクセスできてしまいます。

「あいつは信用できるから、悪いことなんてしないよ。」と思っても、徹底して対処しましょう。

✅ 支給品の回収

当たり前ですが、会社から支給したものは全て回収しましょう。その際、返却期限を決めておくことをおすすめします。期限を決めないといつまでも返却されません。

✅ 抜け道の遮断

元社員が以下の設定をしていた場合、会社で使用していたツールのパスワードやアクセス権をすべて変更しても、元社員は情報を抜き取れます。

各ツールの管理情報から誰にアクセス権を付与しているかを確認し、必要に応じてアクセス権の変更や削除をしましょう。

✅ 関係者への周知

元社員が退職したことを他の社員や関係者に伝えましょう。

なぜなら、退職後に元社員が「まだ会社に在籍している」と言って社内や取引先から情報を聞き出すのを防ぐためです。

普段からやっておくべきこと

• 1人だけアクセスできる状態にしない

• 常にクラウド保存させる

⚠️ 1人だけアクセスできる状態にしない

例えば、会社のデザイン担当の社員Aだけが使っているFigma（デザインツール）があるとします。そのFigmaは以下のような状態です。

あるとき、社員Aが退職代行を使って会社を辞めました。突然のことなので、引き継ぎすらロクにできない状況です。

ここで初めて会社側は焦ります。

「Figmaにアクセスできない！💦」

慌てて元社員Aに連絡をするも繋がりません。その間も進めなければいけない業務はありますが、そのFigmaデータがないとお話になりません。しかも、そのデータが第三者に渡ってしまっているかもしれません。

⚠️ 常にクラウド保存させる

「そういうのよくわからないんで...」

「IT企業じゃないんで...」

「情報漏洩が怖いんで...」

気持ちはわかります。でも、仕事上のあらゆるデータをクラウド上に置いていかないのは、会社の無形資産が積み上がっていかないといっても過言ではありません。

その状態は、個々人は成長するけど会社は成長しないようなものです。

「じゃあ、どういうデータをクラウドに保存させたらいいの？」というお声があるかもしれません。その際は、以下の表を参考にしていただければと思います。

情報管理が甘い

大手やIT企業は厳重に管理しているはずです。一方で、私がこれまで関わってきたスタートアップのIT企業や地方の中小企業などは、基本的に情報管理が甘いです。

情報管理に気を配っている暇がないかもしれませんが、そのままではキケンです。

どんな対策にも100%の安全性があるとは言えませんが、情報管理を怠った結果、一番ダメージがあるのは会社です。

今一度社内の情報管理体制を見直し、会社の資産を守っていきましょう。

補足：ローカル保存・クラウド保存ってなに？

この記事では「クラウド保存」前提で話をしています。

そもそも、普段クラウド保存ではなくローカル保存がメイン、あるいはクラウドとローカルのメリット・デメリットがよくわからないという方は、まずそこから理解していただく必要があります。（詳しくはこちらの記事へ）